Gazeta Lodz - Automatyzacja dokumentów ma skracać oczekiwanie, nie tylko samą pracę

Z raportu Polcom „Barometr cyfrowej transformacji polskiego biznesu 2025–2026” wynika, że 64 proc. przedsiębiorstw zamierza zwiększyć nakłady na automatyzację. Respondenci oczekują przede wszystkim obniżenia kosztów oraz wzrostu efektywności i produktywności zespołów.

Patryk Oleszczuk, ekspert technologiczny SaldeoSMART, zwraca uwagę, że firmy zwykle zaczynają od zadań, które można wykonać szybciej albo całkowicie przekazać systemowi. Tymczasem znaczna część strat czasu powstaje pomiędzy czynnościami: podczas oczekiwania na akceptację, poszukiwania osoby odpowiedzialnej, uzupełniania danych i sprawdzania statusu sprawy.

Pojedyncze działania zajmują kilka minut, ale powtarzane przez wielu pracowników w ciągu miesiąca tworzą zauważalny koszt. Dlatego kandydatem do automatyzacji powinien być także proces z licznymi operacjami powtarzalnymi, rozbudowaną komunikacją między działami, ręcznym przepisywaniem danych i częstymi przestojami.

Procesy finansowo-księgowe dobrze pokazują skalę problemu. Sama kontrola faktury może być krótka, lecz wcześniej trzeba ustalić, czego dotyczy wydatek, kto zamówił usługę, kto ma ją zatwierdzić, czy dokument nadaje się do płatności i czy księgowość otrzymała komplet informacji.

Jeżeli dane są rozproszone między pocztą, komunikatorami i pracownikami, faktura zaczyna krążyć po organizacji. Kolejne osoby przesyłają ją dalej, przypominają o decyzji i próbują odtworzyć historię. Kilkuminutowa weryfikacja może przez to zamienić się w proces trwający kilka dni.

Elektroniczny obieg dokumentów może być racjonalnym pierwszym etapem automatyzacji. Nie chodzi wyłącznie o zastąpienie papieru plikiem. System powinien porządkować całą ścieżkę: wskazywać odpowiedzialnego pracownika, nadawać status, kierować dokument do następnego etapu, rejestrować decyzje i gromadzić dane w jednym miejscu.

Największy efekt przynosi przejęcie czynności koordynacyjnych. Dokument może automatycznie trafić do właściwej osoby, a po zatwierdzeniu przejść dalej bez kolejnej wiadomości. Księgowość widzi etap realizacji, a zastępca nie musi rekonstruować historii z e-maili i rozmów.

Technologia nie musi podejmować decyzji wymagających specjalistycznej wiedzy. Jej rolą jest dostarczenie informacji we właściwe miejsce i pilnowanie kolejności kroków. Zmniejsza to udział ekspertów w szukaniu dokumentów, ponaglaniu współpracowników, wyjaśnianiu statusów i wielokrotnym przekazywaniu tych samych danych.

Sprawny obieg może również ograniczyć spiętrzenie pracy pod koniec miesiąca. Gdy faktury są opisywane i akceptowane na bieżąco, mniej dokumentów trzeba pilnie kompletować przed zamknięciem okresu. Efektem jest bardziej równomierne obciążenie, mniej nagłych interwencji i lepsze wykorzystanie czasu osób odpowiadających za analizę.

Przed automatyzacją należy jednak uprościć proces. Przeniesienie do systemu niepotrzebnych akceptacji, niejasnego podziału odpowiedzialności albo kilku kontroli tej samej informacji jedynie utrwali wąskie gardła. Punktem wyjścia powinna być analiza pełnej ścieżki i ustalenie miejsc, w których faktycznie tworzą się opóźnienia.

Analiza powinna obejmować nie tylko czas „dotykania” dokumentu, ale całkowity czas od jego wpływu do zakończenia sprawy. Różnica między tymi wartościami pokazuje, ile godzin lub dni zajmują przestoje, poszukiwanie informacji i kolejne przekazania. To właśnie tam często znajduje się większy potencjał poprawy niż w przyspieszaniu pojedynczej czynności księgowej.

Dobrze zaprojektowany system pozwala ustawić odpowiedzialność i reguły zastępstw. Nieobecność jednego pracownika nie powinna zatrzymywać obiegu, a osoba przejmująca zadanie powinna widzieć wcześniejsze decyzje, komentarze i załączniki. W ten sposób automatyzacja ogranicza zależność procesu od pamięci konkretnych osób.

Historia działań ma również znaczenie kontrolne. Zamiast odtwarzać po czasie, kto otrzymał fakturę i na jakiej podstawie zatwierdził koszt, firma dysponuje jednym zapisem statusów oraz decyzji. Ułatwia to wyjaśnianie rozbieżności i przygotowanie danych do rozliczeń.

Wdrożenie powinno zacząć się od procesu, w którym powtarzalność, liczba uczestników i ręczne przepisywanie występują jednocześnie. Po uporządkowaniu ścieżki można ustalić, które kroki system wykona automatycznie, a które pozostaną po stronie pracownika ze względu na konieczność oceny biznesowej.

Tak rozumiana produktywność nie sprowadza się do redukcji etatów lub liczby minut potrzebnych na jedną operację. Obejmuje też mniejsze przeciążenie pod koniec okresu, mniej pomyłek przy przekazywaniu danych oraz wykorzystanie specjalistów do analizy zamiast administracyjnego pilnowania obiegu.

D.Kaminski--GL