Gazeta Lodz - Rozliczenie podatku z Belgii: terminy, dokumenty i zwrot nadpłaconych środków

Pracownicy zatrudnieni legalnie na terenie Belgii, zarówno w ramach stałych umów o pracę, jak i sezonowych zleceń, mają obowiązek złożenia zeznania podatkowego w belgijskim urzędzie skarbowym. Obowiązek ten dotyczy każdego roku podatkowego i nie zależy od tego, czy podatnik otrzymał oficjalne wezwanie do rozliczenia. Ignorowanie korespondencji z urzędem lub przekraczanie wyznaczonych terminów skutkuje ryzykiem nałożenia kary administracyjnej w wysokości do 1250 euro oraz wydłużeniem czasu oczekiwania na decyzję podatkową.

Wielu Polaków dowiaduje się o konieczności formalnego rozliczenia dopiero po otrzymaniu pisma z Belgii. Urząd skarbowy wysyła wezwanie w formie tzw. zielonego formularza (zielonej książeczki) do nierezydentów oraz w kolorze czerwonym do rezydentów zameldowanych na terenie tego kraju. Oba dokumenty stanowią oficjalne żądanie złożenia zeznania i zawierają kluczowe informacje, takie jak numer sprawy, dane pracodawcy oraz ostateczny termin, do którego urząd oczekuje wyliczeń. Należy pamiętać, że brak odpowiedzi jest traktowany przez belgijskie władze podatkowe analogicznie do całkowitego braku rozliczenia, co może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji finansowych.

Podstawowym dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia rozliczenia jest belgijska karta podatkowa, znana jako Fiche 281.10 (loonfiche), wystawiana przez pracodawcę. W sytuacji, gdy karta ta nie dotarła do podatnika, alternatywą staje się roczne zestawienie płacowe o nazwie Individuele Rekening. Do tych dokumentów należy dołączyć kopie dowodów osobistych podatnika oraz jego współmałżonka. Dodatkowo wymagane jest zaświadczenie o dochodach wydane przez polski urząd skarbowy, które może przyjąć formę załącznika ZG do formularza PIT-36 lub dokumentu EU/EWR.

Dla osób posiadających dzieci lub innych członków rodziny na utrzymaniu, kluczowe znaczenie mają dokumenty potwierdzające status rodzinny. Do akt sprawy należy dołączyć akt małżeństwa, akty urodzenia dzieci oraz zaświadczenie o wspólnym zameldowaniu rodziny w Polsce. Od kompletności tych dokumentów bezpośrednio zależy możliwość skorzystania z przysługujących ulg podatkowych. Niezbędne jest również potwierdzenie numeru konta bankowego podatnika, na które ma zostać przelany ewentualny zwrot nadpłaconych środków.

Terminy składania deklaracji różnią się w zależności od statusu podatkowego podatnika. Belgijscy rezydenci mają obowiązek rozliczyć rok podatkowy 2025 do 30 czerwca 2026 roku. W przypadku nierezydentów, dokumenty za ten sam okres powinny dotrzeć do urzędu najpóźniej do 20 listopada 2026 roku. Rok podatkowy w Belgii pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a konkretne terminy są corocznie ustalane przez belgijskie Ministerstwo Finansów. Pracownicy sezonowi w sektorach rolnictwa i ogrodnictwa powinni szczególnie dbać o dotrzymanie tych dat, ponieważ opóźnienia mogą skutkować utratą prawa do zwrotu nadpłaconego podatku, mimo że urząd formalnie przyjmuje spóźnione deklaracje.

Wysokość potencjalnego zwrotu zależy od wielu czynników, w tym od zastosowanej progresywnej skali podatkowej. Belgia stosuje stawki 25%, 40%, 45% oraz 50%, w zależności od wysokości dochodu podatnika. Im wyższy uzyskany dochód, tym wyższa stawka podatku jest naliczana od nadwyżki ponad określony próg. Kwota wolna od podatku w 2025 roku wynosi 10 910 euro i ulega zwiększeniu wraz z liczbą dzieci na utrzymaniu.

Kluczową zasadą, o której często zapominają pracownicy sezonowi, jest warunek dotyczący korzystania z ulg podatkowych. Z ulg na dzieci, dojazdy do pracy czy niepracującego małżonka można skorzystać wyłącznie wtedy, gdy dochody uzyskane w Belgii stanowią co najmniej 75% całkowitych dochodów światowych podatnika w danym roku. Zasada ta realnie decyduje o wysokości zwrotu i powinna być sprawdzona przed złożeniem deklaracji.

W przeciwieństwie do polskiego prawa, gdzie wspólne rozliczenie małżonków jest dobrowolne, w Belgii rozliczenie wspólne jest obowiązkiem. Wyjątek stanowią wyłącznie osoby stanu wolnego – kawalerowie, panny, wdowy, wdowcy oraz rozwodnicy, którzy rozliczają się indywidualnie. Aby uzyskać maksymalne ulgi, małżonkowie powinni mieć ten sam adres zameldowania. Iloraz małżeński stosowany we wniosku pozwala uwzględnić niepracującego lub słabo zarabiającego współmałżonka, co realnie obniża podatek do zapłaty. Próba samodzielnego rozliczenia się osobno, gdy urząd wymaga wykazania współmałżonka, zwykle kończy się wezwaniem do korekty deklaracji i dodatkowym wydłużeniem czasu oczekiwania.

Po złożeniu deklaracji belgijski urząd skarbowy analizuje dokumenty i wydaje decyzję podatkową (aanslagbiljet). Proces ten zazwyczaj trwa od 6 do 12 miesięcy, a przelew środków następuje w ciągu kilku do kilkunastu dni roboczych od wydania decyzji. Czas oczekiwania wydłuża się najczęściej w przypadku niekompletnego kompletu dokumentów lub wątpliwości urzędu co do wysokości wykazanego dochodu, co bywa spowodowane opóźnieniem pracodawcy w wystawieniu karty podatkowej.

Wysokość zwrotu zależy od kwoty zaliczek na podatek dochodowy pobranych przez pracodawcę w ciągu roku, przysługujących ulg oraz liczby miesięcy przepracowanych w Belgii. Średnio osoby korzystające z pomocy specjalistów uzyskują zwrot na poziomie około 5379 złotych, jednak każda sprawa jest indywidualna. Wysoka nadpłata zaliczek może oznaczać pełny zwrot podatku, podczas gdy niska może skutkować zwrotem kilkudziesięciu euro lub koniecznością dopłaty.

Rozliczenie zaległych lat jest możliwe do trzech lat wstecz. Jest to istotna informacja dla osób, które nie znały obowiązku złożenia deklaracji lub odkładały sprawę na później. Osoba pracująca w Belgii w latach 2023, 2024 i 2025 bez wysyłania deklaracji może ubiegać się o zwrot za wszystkie te lata pod warunkiem przygotowania kompletnych dokumentów dla każdego roku z osobna. Należy jednak pamiętać, że możliwość rozliczenia zaległości nie zwalnia z obowiązku bieżącego rozliczenia aktualnego roku podatkowego, zwłaszcza w przypadku otrzymania oficjalnego wezwania.

Osoby, których centrum interesów życiowych znajduje się w Polsce, mają również obowiązek wykazać dochody z Belgii w polskim zeznaniu podatkowym na formularzu PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG. Stosowana jest metoda proporcjonalnego odliczenia: dochód z Belgii łączy się z dochodem z Polski, a od wyliczonego podatku odejmuje się podatek zapłacony za granicą. Do tego celu potrzebna jest belgijska karta podatkowa oraz przeliczenie kwot na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie dochodu. W ramach tej metody można skorzystać z ulgi abolicyjnej, która częściowo wyrównuje różnicę w obciążeniu podatkowym między krajami.

Nawet jeśli formalnie rozliczenie w Polsce nie jest wymagane, bywa konieczne do uzyskania zaświadczenia o dochodach EU/EWR, często potrzebnego przy rozliczeniach w Belgii. Cały proces, od odpowiedzi na wezwanie po otrzymanie zwrotu, można śledzić na bieżąco poprzez platformy online lub osobiście w punktach obsługi klienta, co pozwala na kontrolę nad stanem sprawy i terminowość działań.

E.Krawczyk--GL